Expertens tips till impact-bolagen som vill vinna upphandlingar: "Det bästa man kan göra"

Det är tufft för små, cirkulära bolag att ta sig in i offentlig sektor. Det menar både Filip Lundin, grundare av matsvinnsbolaget, Sopköket, och Hanna Saurén som återbrukar t-shirts genom hennes bolag Imperfect Industries. Impact Loop har skrivit om deras kritik av upphandlingssystemet här.

I Sverige gäller Lagen om offentlig upphandling som kommuner, regioner och myndigheter måste rätta sig efter. Den bygger på EU-direktiv och finns till för att säkra fri rörlighet, likabehandling och transparens.

Men det är upp till kommuner och regioner att själva definiera vad de vill ha – så länge kraven är objektiva och möjliga att följa upp.

"Det är inte i lagstiftningen som hindren finns. Den beskriver hur du ska göra din upphandling – inte vad du får köpa", säger Monica Sihlén, förvaltningsområdesansvarig för livsmedel på Upphandlingsmyndigheten.

Och det är just här som knäckfrågan ligger, enligt Monica Sihlén.

"Hur beskriver du till exempel din klimatprestanda så att marknaden förstår vad som efterfrågas – och hur ska kommunen följa upp det?", säger hon.

Klimatkrav utan gemensam standard

Monica Sihlén berättar att det pågått en diskussion om skarpa klimatkrav i livsmedelsupphandling under många år. Men det saknas fortfarande en gemensam, standardiserad metod för att mäta klimatavtryck.

"Det går inte att säga att du ska ha en produkt eller tjänst som är under 2 kilo koldioxidekvivalenter. Det finns än så länge ingen gemensam standard att utgå från."

Skulle man ändå börja ställa liknande krav i upphandlingarna är risken enligt henne att det blir ett "race to the bottom", där leverantörer väljer den datakälla som ger lägst siffror.

I stället lyfter hon fram möjligheten för beställaren att beskriva önskat tjänsteresultat – det som ofta kallas innovativ upphandling. Det innebär att kommunen till exempel kan kräva arbetssätt som minskar matsvinn eller omhändertar råvaruflöden, utan att låsa sig vid exakta klimatvärden.

"Som beställare ska man inte avskräckas av att det inte går att ställa explicita klimatkrav på varor och tjänster i någon form av siffra. Man ska beskriva vilket tjänsteresultat som man vill ha, vad det är ni vill uppnå. Där har man väldigt stor frihet att beskriva den prestanda man vill ha", säger Monica Sihlén.

Matcha kraven med åtagandet

För mindre leverantörer är det sällan klimatkraven som är största hindret, utan kvalificeringskraven. Ibland begärs flera referenser från tidigare upphandlingar, eller så ställer kommunerna höga omsättningskrav eller använder tuffa sanktionsavgifter i avtalen som kan skrämma bort mindre aktörer i onödan. Här behöver kommunerna anpassa sina krav efter upphandlingens storlek, enligt Monica Sihlén.

"För det är ju såhär, någon gång måste man få göra sin första affär. Det är därför det är viktigt att kommunen har den här kompetensen och känner sitt näringsliv så de kan göra den avvägningen."

Samtidigt måste kommunen väga riskerna med att arbeta med mindre leverantörer. Frågan för dem blir hur sårbar deras verksamhet är om leverantören inte längre kan fullgöra avtalet – och om det snabbt går att ersätta den med någon annan. Ju större flexibilitet kommunen har, desto mer kan den också våga ta viss risk och släppa in nya, mindre aktörer.

En annan viktig uppmaning till kommunerna är att verkligen köpa det som upphandlas.

"Ofta står det att vi upphandlar en tjänst eller produkt men vi förbinder oss inte att köpa."

Som stor leverantör finns en annan möjlighet att ta igen det genom andra kunder – en form av gungor och karuseller enligt Monica Sihlén. Men en liten leverantör är mer sårbar och tilliten till offentlig affär riskerar att skadas.

Resursbrist och samordnade upphandlingar

En annan utmaning är bristen på upphandlingsresurser inom det offentliga. Många kommuner samordnar inköpen i stora avtal för att spara administration. Det kan effektivisera – men riskerar även att tränga undan mindre leverantörer.

Det finns även ett viktigt samhällsekonomiskt perspektivet. Offentlig upphandling påverkar marknaden och kan stärka lokal livsmedelsförsörjning och det lokala näringslivet – en fråga som blivit alltmer aktuell i ljuset av beredskapsdebatten.

"De offentliga kunderna behöver lägga sina ägg i olika korgar för att sprida riskerna och göra oss mer robusta", säger Monica Sihlén.

Idag är Sverige ett importberoende land inom många områden, vilket gör oss sårbara.

"Om tio år kommer vi vara i ett annat läge men just nu är de små upphandlingarna faktiskt otroligt betydelsefulla för de mindre leverantörerna för att de ska få utväxling på sina affärsidéer, för sin hållbarhetsprestanda och faktiskt också sprida våra risker som offentliga kunder."

Hon menar att de små leverantörerna inte kommer kunna ersätta de stora måltidsleverantörerna eller varugrossisterna. Men de kan komplettera varandra och förflytta branschen.

"När offentlig sektor går ihop och ställer hållbarhetskrav får det genomslag. Det påverkar marknaden och flyttar både leverantörer och deras underleverantörer i samma riktning."

"Leta efter eldsjälen"

För leverantörer som vill in i offentlig sektor lyder Monica Sihléns råd: sätt er in i regelverket via till exempel upphandlingsmyndighetens hemsida – och ta kontakt med potentiella kunder.

"Knyta kontakter är det bästa man kan göra. Förklara din idé och fråga om deras framtida behov."

Och det finns en speciell person man bör försöka hitta enligt Monica Sihlén.

"Att upphandla den här typen av tjänster från små leverantörer bygger ofta på att det finns en eldsjäl i organisationen. Det ska vi inte sticka under stol med. Leverantören behöver hitta den personen och sälja in sin idé där – sedan är det ju upp till offentlig sektor om idén matchar deras behov. Då kan det bli affär."