Cirkulära företag fastnar i upphandlingsdjungeln – de vill se ändrade regler

Ingen är profet i sin egen hemstad, brukar det heta. Trots att maträddaren Sopköket vunnit flera utmärkelser, bland annat Stockholm stads innovationsstipendium, har de aldrig blivit upphandlade av den stad de är verksam i.

Filip Nordin, grundare av Sopköket, beskriver i ett Linkedin-inlägg en situation som (att döma av antalet kommentarer) många mindre aktörer känner igen sig i när det gäller offentlig upphandling. Varför är det så svårt att få offentliga aktörer att nappa på cirkulära tjänster och nya innovationer?

"Det som sätter käppar i hjulet är fokuset på det absolut billigaste priset", säger han till Impact Loop.

Varje år upphandlar staten, regioner och kommuner varor och tjänster för över 735 miljarder kronor i Sverige, enligt siffror från Upphandlingsmyndigheten. Till det kommer de offentligt ägda bolagens och de privata bolagens upphandlingspliktiga inköp på 274 miljarder kronor.

För flera mindre aktörer skulle det betyda mycket om de kunde komma in och vinna upphandlingar och få en stabil offentlig kund.

Avstår att delta i upphandlingar

Sopköket är ett Stockholmsbaserat catering-företag som arbetar med att minska matsvinn genom att laga mat på råvaror som annars skulle ha kastats. Verksamheten kombinerar hållbar matproduktion med socialt engagemang, bland annat genom att skapa arbetstillfällen för personer som står långt från arbetsmarknaden och genom att skänka måltider till behövande.

Än så länge har Sopköket alltså inte lyckats vinna någon upphandling – och de har i vissa fall valt bort att delta för att kriterierna varit för tuffa.

"Vi vill visa att det vi gör går att göra storskaligt också men då är det ju jätteviktigt att att det går att få in uppdrag från både offentliga upphandlingar och näringslivet", säger Filip Lundin.

Prismässigt ligger Sopköket runt ett medelpris och är alltså inte billigast. De är heller inte intresserade av att gå in i en priskamp – då det skulle förstöra deras unika affärsmodell.

"Varje vecka ägnar vi ungefär halva vår personals kollektivavtalade lönetid åt att åka och hämta mat från våra matsvinnspartners och vi skänker ungefär 1 000 portioner till ukrainska flyktingar eller hemlösa. Det är inget vi tjänar pengar på utan det är intäkterna från vår normala catering-verksamhet som finansierar det arbetet."

Förutom priset, har krav på referenser från tidigare upphandlingar varit ett problem för att kunna delta i upphandlingar. För en liten aktör är kräver det även stora resurser för att sköta administration och hålla koll på vilka upphandlingar som är möjliga.

"Det är ganska lätt att missa möjliga upphandlingar, medan de stora bolagen ofta har personer som har som en del av sitt arbete att screena olika plattformar efter upphandlingar att söka."

Scope 4 – en jättegrej

Filip Lundin lyfter fram scope 4 som det kanske viktigaste klimatmåttet för att driva utvecklingen av cirkulära tjänster. Det är ett informellt begrepp som används för att beskriva undvikna utsläpp – alltså de minskade växthusgasutsläpp som uppstår när en produkt eller tjänst ersätter ett mer klimatbelastande alternativ.

Till skillnad från scope 1-3 ingår det inte i den officiella mät metoden (GHG-standarden), utan används snarare för att synliggöra den positiva klimatpåverkan som sker utanför den egna värdekedjan.

Även om scope 4 inte får räknas in i företags CSRD-rapportering menar han att måttet ändå kan fungera som en tydlig signal till de stora aktörerna i matbranschen om att ställa om mot en mer cirkulär ekonomi.

"Det hade varit en jättegrej om upphandlande myndigheter började använda scope 4 i kravställningen", säger Filip Lundin.

Kommunerna vill men vet inte hur

Hanna Saurén som driver Imperfect Industries är inne på ett liknande spår. Hon erbjuder cirkulära reklam- och företagskläder av återbrukade t-shirts. Nästa steg för att kunna växa bolaget, är att hitta kunder som kan köpa stora volymer. Där sticker offentlig sektor ut som en aktör som kan visa vägen och bidra till att normalisera beteendet att köpa återbrukat.

I hennes värld borde det vara enkelt att komma in i kommunernas upphandlingar. Kommuner köper redan stora mängder basplagg till olika yrkesgrupper – vaktmästare, fritidspersonal och kulturverksamhet nämns som exempel. Men ändå tar det stopp.

För att förstå varför gjorde hon en ministudie och kontaktade fem kommuner som hon uppfattar som framåtlutande i sitt hållbarhetsarbete.

Hennes bild efter att ha pratat med kommunerna är att de vill – men de vet inte hur de ska göra.

"De vill gärna att någon annan ska gå före och visa vägen", säger Hanna Saurén.

Hon har även märkt av en relationsdriven tröghet. Offentliga aktörer har ofta ramavtal med breda leverantörer. Smala, cirkulära aktörer passar sämre in – och då blir frågan hur man “bryter loss” en kategori ur avtalen utan att skapa konflikt.

"Till viss del är man också lite rädd för att stöta sig med sina stora och nuvarande leverantörer", säger hon.

I genom samtalen med de olika kommunerna hon intervjuat ser hon ändå ett spår som kan öppna dörrar. Där har man börjat använda en klausul i ramavtalen som ger dem möjlighet att upphandla cirkulära alternativ vid sidan av om den nuvarande leverantören inte kan leverera det. Men hur mycket klausulen har hunnits användas är oklart.

"Det är saker i görningen, men det går väldigt långsamt", säger Hanna Saurén.

Vad är det egentliga hindret för kommuner att göra det här?

"Jag vet inte, min uppfattning är att det egentligen inte finns solklara saker som står i vägen, men det fastnar för att man inte gjort det förut och för att man är rädd att stöta sig med de leverantörer man har, som kanske gör stora ansträngningar att vara mer cirkulära, men där återbruk faller utanför det de gör idag. Då tycker man att strålkastarljuset skulle kunna falla på oss som faktiskt har de här erbjudandena klara här och nu, eftersom miljövinsterna är så stora."

Bete sig mer rimligt

Enligt Filip Lundin går det att utforma upphandlingar för att få räddad mat till sina event om man beter sig på ett mer rimligt sätt i sina beställningar, vilket även öppnar upp för att kunna arbeta med en bredare grupp av leverantörer än bara ett fåtal jättar.

"Det ger inte bara en möjlighet att kunna välja det mest hållbara valet och den bästa kvalitén, det ställer också betydligt högre krav på omställning av de stora jättarna också", säger han och fortsätter:

"Vill man verkligen nå en samhällsförändring inom matbranschen, eller vilken bransch som helst, så räcker det inte att bara satsa för att främja innovation. Det är minst lika viktigt att anpassa sättet man utformar upphandlingar på för att se till så att innovationen också kan tillåtas växa, istället för att bara stanna på ritbordet eller i några betatester."